home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Complete Home & Office Legal Guide / Complete Home and Office Legal Guide (Chestnut) (1993).ISO / stat / fed / cfr2635b.asc < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-08-01  |  35.8 KB  |  751 lines

  1. 2635.105 Supplemental agency regulations.
  2.  
  3.  In addition to the regulations set forth in this part, an 
  4. employee shall comply with any supplemental agency regulations 
  5. issued by his employing agency under this section.
  6.  
  7.  (a) An agency that wishes to supplement this part shall 
  8. prepare and submit to the Office of Government Ethics, for its 
  9. concurrence and joint issuance, any agency regulations that 
  10. supplement the regulations contained in this part. Supplemental 
  11. agency regulations which the agency determines are necessary and 
  12. appropriate, in view of its programs and operations, to fulfill 
  13. the purposes of this part shall be:
  14.                            
  15.  
  16.  (1) In the form of a supplement to the regulations in this 
  17. part; and
  18.  
  19.  (2) In addition to the substantive provisions of this 
  20. part.
  21.  
  22.  (b) After concurrence and co-signature by the Office of 
  23. Government Ethics, the agency shall submit its supplemental 
  24. agency regulations to the Federal Register for publication and 
  25. codification at the expense of the agency in title 5 of the Code 
  26. of Federal Regulations. Supplemental agency regulations issued 
  27. under this section are effective only after concurrence and 
  28. co-signature by the Office of Government Ethics and publication 
  29. in the Federal Register.
  30.  
  31.  (c) This section applies to any supplemental agency 
  32. regulations or amendments thereof issued under this part. It does 
  33. not apply to:
  34.  
  35.  (1) A handbook or other issuance intended merely as an 
  36. explanation of the standards contained in this part or in 
  37. supplemental agency regulations;
  38.  
  39.  (2) An instruction or other issuance the purpose of which 
  40. is to:
  41.  
  42.  (i) Delegate to an agency designee authority to make any 
  43. determination, give any approval or take any other action 
  44. required or permitted by this part or by supplemental agency 
  45. regulations; or
  46.  
  47.  (ii) Establish internal agency procedures for documenting 
  48. or processing any determination, approval or other action 
  49. required or permitted by this part or by supplemental agency 
  50. regulations, or for retaining any such documentation; or
  51.  
  52.  (3) Regulations or instructions that an agency has 
  53. authority, independent of this part, to issue, such as 
  54. regulations implementing an agency's gift acceptance statute, 
  55. protecting categories of nonpublic information or establishing 
  56. standards for use of Government vehicles. Where the content of 
  57. any such regulations or instructions was included in the agency's 
  58. standards of conduct regulations issued pursuant to Executive 
  59. Order 11222 and the Office of Government Ethics concurs that they 
  60. need not be issued as part of an agency's supplemental agency 
  61. regulations, those regulations or instructions may be promulgated 
  62. separately from the agency's supplemental agency regulations.
  63.  
  64. 2635.106 Disciplinary and corrective action.
  65.  
  66.  (a) Except as provided in 2635.107, a violation of this 
  67. part or
  68. of supplemental agency regulations may be cause for appropriate 
  69. corrective or disciplinary action to be taken under applicable 
  70. Governmentwide regulations or agency procedures. Such action may 
  71. be in addition to any action or penalty prescribed by law.
  72.  
  73.  (b) It is the responsibility of the employing agency to 
  74. initiate appropriate disciplinary or corrective action in 
  75. individual cases. However, corrective action may be ordered or 
  76. disciplinary action recommended by the Director of the Office of 
  77. Government Ethics under the procedures at part 2638 of this 
  78. chapter.
  79.  
  80.  (c) A violation of this part or of supplemental agency 
  81. regulations, as such, does not create any right or benefit, 
  82. substantive or procedural, enforceable at law by any person 
  83. against the United States, its agencies, its officers or 
  84. employees, or any other person. Thus, for example, an individual 
  85. who alleges that an employee has failed to adhere to laws and 
  86. regulations that provide equal opportunity regardless of race, 
  87. color, religion, sex, national origin, age, or handicap is 
  88. required to follow applicable statutory and regulatory 
  89. procedures, including those of the Equal Employment Opportunity 
  90. Commission.
  91.  
  92. 2635.107 Ethics advice.
  93.  
  94.  (a) As required by 2638.201 and 2638.202(b) of this 
  95. chapter, each agency has a designated agency ethics official who, 
  96. on the agency's behalf, is responsible for coordinating and 
  97. managing the agency's ethics program, as well as an alternate. 
  98. The designated agency ethics official has authority under 
  99. 2638.204 of this chapter to delegate certain responsibilities, 
  100. including that of providing ethics counseling regarding the 
  101. application of this part, to one or more deputy ethics officials.
  102.  
  103.  (b) Employees who have questions about the application of 
  104. this part or any supplemental agency regulations to particular 
  105. situations should seek advice from an agency ethics official. 
  106. Disciplinary action for violating this part or any supplemental 
  107. agency regulations will not be taken against an employee who has 
  108. engaged in conduct in good faith reliance upon the advice of an 
  109. agency ethics official, provided that the employee, in seeking 
  110. such advice, has made full disclosure of all relevant 
  111. circumstances. Where the employee's conduct violates a criminal 
  112. statute, reliance on the advice of an agency ethics official 
  113. cannot ensure that the employee will not be prosecuted under that 
  114. statute. However, good faith reliance on the advice of an agency 
  115. ethics official is a factor that may be taken into account by the 
  116. Department of Justice in the selection of cases for prosecution. 
  117. Disclosures made by an employee to an agency ethics official are 
  118. not protected by an attorney-client privilege. An agency ethics 
  119. official is required by 28 U.S.C. 535 to report any information 
  120. he receives relating to a violation of the criminal code, title 
  121. 18 of the United States Code.
  122.  
  123. Subpart B -- Gifts From Outside Sources
  124.  
  125. 2635.201 Overview.
  126.  
  127.  This subpart contains standards that prohibit an employee 
  128. from soliciting or accepting any gift from a prohibited source or 
  129. given because of the employee's official position unless the item 
  130. is excluded from the definition of a gift or falls within one of 
  131. the exceptions set forth in this subpart.
  132.  
  133. 2635.202 General standards.
  134.  
  135.  (a) General prohibitions. Except as provided in this 
  136. subpart, an employee shall not, directly or indirectly, solicit 
  137. or accept a gift:
  138.  
  139.  (1) From a prohibited source; or
  140.  
  141.  (2) Given because of the employee's official position.
  142.  
  143.  (b) Relationship to illegal gratuities statute. Unless 
  144. accepted in violation of paragraph (c)(1) of this section, a gift 
  145. accepted under the standards set forth in this subpart shall not 
  146. constitute an illegal gratuity otherwise prohibited by 18 U.S.C. 
  147. 201(c)(1)(B).
  148.  
  149.  (c) Limitations on use of exceptions. Notwithstanding any 
  150. exception provided in this subpart, other than 2635.204(j), an 
  151. employee shall not:
  152.  
  153.  (1) Accept a gift in return for being influenced in the 
  154. performance of an official act;
  155.  
  156.  (2) Solicit or coerce the offering of a gift;
  157.  
  158.  (3) Accept gifts from the same or different sources on a 
  159. basis so frequent that a reasonable person would be led to 
  160. believe the employee is using his public office for private gain;
  161.  
  162.  Example 1: A purchasing agent for a Veterans 
  163. Administration hospital routinely deals with representatives of 
  164. pharmaceutical manufacturers who provide information about new 
  165. company products. Because of his crowded calendar, the purchasing 
  166. agent has offered to meet with manufacturer representatives 
  167. during his lunch hours Tuesdays through Thursdays and the 
  168. representatives routinely arrive at the employee's office 
  169. bringing a sandwich and a soft drink for the employee. Even 
  170. though the market value of each of the lunches is less than $6 
  171. and the aggregate value from any one manufacturer does not exceed 
  172. the $50 aggregate limitation in 2635.204(a) on de minimis gifts 
  173. of $20 or less, the practice of accepting even these modest gifts 
  174. on a recurring basis is improper.
  175.  
  176.  (4) Accept a gift in violation of any statute. Relevant 
  177. statutes applicable to all employees include:
  178.  
  179.  (i) 18 U.S.C. 201(b), which prohibits a public official 
  180. from seeking, accepting, or agreeing to receive or accept 
  181. anything of value in return for being influenced in the 
  182. performance of an official act or for being induced to take or 
  183. omit to take any action in violation of his official duty. As 
  184. used in 18 U.S.C. 201(b), the term ``public official'' is broadly 
  185. construed and includes regular and special Government employees 
  186. as well as all other Government officials;
  187.  
  188.  (ii) 18 U.S.C. 209, which prohibits an employee, other 
  189. than a special Government employee, from receiving any salary or 
  190. any contribution to or supplementation of salary from any source 
  191. other than the United States as compensation for services as a 
  192. Government employee. The statute contains several specific 
  193. exceptions to this general prohibition, including an exception 
  194. for contributions made from the treasury of a State, county, or 
  195. municipality; and
  196.  
  197.  (iii) 41 U.S.C. 423(b)(2), which prohibits a procurement 
  198. official from seeking, accepting, or agreeing to receive any 
  199. money, gratuity, or other thing of value from any officer, 
  200. employee, representative, agent, or consultant of a competing 
  201. contractor during the conduct of a Federal agency procurement. 
  202. Implementing regulations, including exceptions to the gift 
  203. prohibition, are contained in the Federal Acquisition Regulation, 
  204. 48 CFR 3.104; or
  205.  
  206.  (5) Accept vendor promotional training contrary to 
  207. applicable regulations, policies or guidance relating to the 
  208. procurement of supplies and services for the Government, except 
  209. pursuant to 2635.204(l).
  210.  
  211. [57 FR 35041, Aug. 7, 1992; 57 FR 48557, Oct. 27, 1992]
  212.  
  213. 2635.203 Definitions.
  214.  
  215.  For purposes of this subpart, the following definitions 
  216. shall apply:
  217.  
  218.  (a) Agency has the meaning set forth in 2635.102(a). 
  219. However, for purposes of this subpart, an executive department, 
  220. as defined in 5 U.S.C.  101, may, by supplemental agency 
  221. regulation, designate as a separate agency any component of that 
  222. department which the department determines exercises distinct and 
  223. separate functions.
  224.  
  225.  (b) Gift includes any gratuity, favor, discount, 
  226. entertainment, hospitality, loan, forbearance, or other item 
  227. having monetary value. It includes services as well as gifts of 
  228. training, transportation, local travel, lodgings and meals, 
  229. whether provided in-kind, by purchase of a ticket, payment in 
  230. advance, or reimbursement after the expense has been incurred. It 
  231. does not include:
  232.  
  233.  (1) Modest items of food and refreshments, such as soft 
  234. drinks, coffee and donuts, offered other than as part of a meal;
  235.  
  236.  (2) Greeting cards and items with little intrinsic value, 
  237. such as plaques, certificates, and trophies, which are intended 
  238. solely for presentation;
  239.  
  240.  (3) Loans from banks and other financial institutions on 
  241. terms generally available to the public;
  242.  
  243.  (4) Opportunities and benefits, including favorable rates 
  244. and commercial discounts, available to the public or to a class 
  245. consisting of all Government employees or all uniformed military 
  246. personnel, whether or not restricted on the basis of geographic 
  247. considerations;
  248.  
  249.  (5) Rewards and prizes given to competitors in contests or 
  250. events, including random drawings, open to the public unless the 
  251. employee's entry into the contest or event is required as part of 
  252. his official duties;
  253.  
  254.  (6) Pension and other benefits resulting from continued 
  255. participation in an employee welfare and benefits plan maintained 
  256. by a former employer;
  257.  
  258.  (7) Anything which is paid for by the Government or 
  259. secured by the Government under Government contract;
  260.  
  261.  Note: Some airlines encourage those purchasing tickets to 
  262. join programs that award free flights and other benefits to 
  263. frequent fliers. Any such benefit earned on the basis of 
  264. Government-financed travel belongs to the agency rather than to 
  265. the employee and may be accepted only insofar as provided under 
  266. 41 CFR 301 - 1.6(b).
  267.  
  268.  (8) Any gift accepted by the Government under specific 
  269. statutory authority, including:
  270.  
  271.  (i) Travel, subsistence, and related expenses accepted by 
  272. an agency under the authority of 31 U.S.C. 1353 in connection 
  273. with an employee's attendance at a meeting or similar function 
  274. relating to his official duties which takes place away from his 
  275. duty station. The agency's acceptance must be in accordance with 
  276. the implementing regulations at 41 CFR part 304 - 1; and
  277.  
  278.  (ii) Other gifts provided in-kind which have been 
  279. accepted by an agency under its agency gift acceptance statute; 
  280. or
  281.  
  282.  (9) Anything for which market value is paid by the 
  283. employee.
  284.  
  285.  (c) Market value means the retail cost the employee would 
  286. incur to purchase the gift. An employee who cannot ascertain the 
  287. market value of a gift may estimate its market value by reference 
  288. to the retail cost of similar items of like quality. The market 
  289. value of a gift of a ticket entitling the holder to food, 
  290. refreshments, entertainment, or any other benefit shall be the 
  291. face value of the ticket.
  292.  
  293.  Example 1: An employee who has been given an acrylic 
  294. paperweight embedded with the corporate logo of a prohibited 
  295. source may determine its market value based on her observation 
  296. that a comparable acrylic paperweight, not embedded with a logo, 
  297. generally sells for about $20.
  298.  
  299.  Example 2: A prohibited source has offered an employee a 
  300. ticket to a charitable event consisting of a cocktail reception 
  301. to be followed by an evening of chamber music. Even though the 
  302. food, refreshments, and entertainment provided at the event may 
  303. be worth only $20, the market value of the ticket is its $250 
  304. face value.
  305.  
  306.  (d) Prohibited source means any person who:
  307.  
  308.  (1) Is seeking official action by the employee's agency;
  309.  
  310.  (2) Does business or seeks to do business with the 
  311. employee's agency;
  312.  
  313.  (3) Conducts activities regulated by the employee's 
  314. agency;
  315.  
  316.  (4) Has interests that may be substantially affected by 
  317. performance or nonperformance of the employee's official duties; 
  318. or
  319.  
  320.  (5) Is an organization a majority of whose members are 
  321. described in paragraphs (d) (1) through (4) of this section.
  322.  
  323.  (e) A gift is solicited or accepted because of the 
  324. employee's official position if it is from a person other than an 
  325. employee and would not have been solicited, offered, or given had 
  326. the employee not held his position as a Federal employee.
  327.  
  328.  Note: Gifts between employees are subject to the 
  329. limitations set forth in subpart C of this part.
  330.  
  331.  Example 1: Where free season tickets are offered by an 
  332. opera guild to all members of the Cabinet, the gift is offered 
  333. because of their official positions.
  334.  
  335.  (f) A gift which is solicited or accepted indirectly 
  336. includes a gift:
  337.  
  338.  (1) Given with the employee's knowledge and acquiescence 
  339. to his parent, sibling, spouse, child, or dependent relative 
  340. because of that person's relationship to the employee, or
  341.  
  342.  (2) Given to any other person, including any charitable 
  343. organization, on the basis of designation, recommendation, or 
  344. other specification by the employee, except as permitted for the 
  345. disposition of perishable items by 2635.205(a)(2) or for payments 
  346. made to charitable organizations in lieu of honoraria under 
  347. 2636.204 of this chapter.
  348.  
  349.  Example 1: An employee who must decline a gift of a 
  350. personal computer pursuant to this subpart may not suggest that 
  351. the gift be given instead to one of five charitable organizations 
  352. whose names are provided by the employee.
  353.  
  354.  (g) Vendor promotional training means training provided by 
  355. any person for the purpose of promoting its products or services. 
  356. It does not include training provided under a Government contract 
  357. or by a contractor to facilitate use of products or services it 
  358. furnishes under a Government contract.
  359.  
  360. 2635.204 Exceptions.
  361.  
  362.  The prohibitions set forth in 2635.202(a) do not apply to 
  363. a gift accepted under the circumstances described in paragraphs 
  364. (a) through (l) of this section and a gift accepted in accordance 
  365. with one of those paragraphs will not be deemed to violate the 
  366. principles set forth in 2635.101(b). Even though acceptance of a 
  367. gift may be permitted by one of the exceptions contained in 
  368. paragraphs (a) through (l) of this section, it is never 
  369. inappropriate and frequently prudent for an employee to decline a 
  370. gift offered by a prohibited source or because of his official 
  371. position.
  372.  
  373.  (a) Gifts of $20 or less. An employee may accept 
  374. unsolicited gifts having an aggregate market value of $20 or less 
  375. per occasion, provided that the aggregate market value of 
  376. individual gifts received from any one person under the authority 
  377. of this paragraph shall not exceed $50 in a calendar year. This 
  378. exception does not apply to gifts of cash or of investment 
  379. interests such as stock, bonds, or certificates of deposit. Where 
  380. the market value of a gift or the aggregate market value of gifts 
  381. offered on any single occasion exceeds $20, the employee may not 
  382. pay the excess value over $20 in order to accept that portion of 
  383. the gift or those gifts worth $20. Where the aggregate value of 
  384. tangible items offered on a single occasion exceeds $20, the 
  385. employee may decline any distinct and separate item in order to 
  386. accept those items aggregating $20 or less.
  387.  
  388.  Example 1: An employee of the Securities and Exchange 
  389. Commission and his spouse have been invited by a representative 
  390. of a regulated entity to a Broadway play, tickets to which have a 
  391. face value of $30 each. The aggregate market value of the gifts 
  392. offered on this single occasion is $60, $40 more than the $20 
  393. amount that may be accepted for a single event or presentation. 
  394. The employee may not accept the gift of the evening of 
  395. entertainment. He and his spouse may attend the play only if he 
  396. pays the full $60 value of the two tickets.
  397.  
  398.  Example 2: An employee of the Defense Mapping Agency has 
  399. been invited by an association of cartographers to speak about 
  400. his agency's role in the evolution of missile technology. At the 
  401. conclusion of his speech, the association presents the employee a 
  402. framed map with a market value of $18 and a book about the 
  403. history of cartography with a market value of $15. The employee 
  404. may accept the map or the book, but not both, since the aggregate 
  405. value of these two tangible items exceeds $20.
  406.  
  407.  Example 3: On four occasions during the calendar year, an 
  408. employee of the Defense Logistics Agency was given gifts worth 
  409. $10 each by four employees of a corporation that is a DLA 
  410. contractor. For purposes of applying the yearly $50 limitation on 
  411. gifts of $20 or less from any one person, the four gifts must be 
  412. aggregated because a person is defined at 2635.102(k) to mean not 
  413. only the corporate entity, but its officers and employees as 
  414. well.  However, for purposes of applying the $50 aggregate 
  415. limitation, the employee would not have to include the value of a 
  416. birthday present received from his cousin, who is employed by the 
  417. same corporation, if he can accept the birthday present under the 
  418. exception at 2635.204(b) for gifts based on a personal 
  419. relationship.
  420.  
  421.  Example 4: Under the authority of 31 U.S.C. 1353 for 
  422. agencies to accept payments from non-Federal sources in 
  423. connection with attendance at certain meetings or similar 
  424. functions, the Environmental Protection Agency has accepted an 
  425. association's gift of travel expenses and conference fees for an 
  426. employee of its Office of Radiation Programs to attend an 
  427. international conference on ``The Chernobyl Experience.'' While 
  428. at the conference, the employee may accept a gift of $20 or less 
  429. from the association or from another person attending the 
  430. conference even though it was not approved in advance by the EPA. 
  431. Although 31 U.S.C. 1353 is the only authority under which an 
  432. agency may accept gifts from certain non-Federal sources in 
  433. connection with its employees' attendance at such functions, a 
  434. gift of $20 or less accepted under 2635.204(a) is a gift to the 
  435. employee rather than to his employing agency.
  436.  
  437.  Example 5: A Navy contracting officer is participating in 
  438. a procurement for environmental cleanup services at a Navy 
  439. installation that has recently been closed. She is presently 
  440. involved in negotiations with three competing contractors, one of 
  441. whom has offered her a fancy ballpoint pen embossed with its 
  442. corporate logo. Even though the pen has a market value of $18 and 
  443. could be accepted under the $20 de minimis exception at 
  444. 2635.204(a), the contracting officer cannot accept the competing 
  445. contractor's gift. Under the procurement integrity provisions at 
  446. 41 U.S.C.  423, she is a ``procurement official'' for that 
  447. contract and, except as specifically permitted by the regulations 
  448. implementing that statute, she is prohibited prior to award from 
  449. accepting a gift from a competing contractor for that contract. 
  450. The Federal Acquisition Regulation at 48 CFR 3.104 contains an 
  451. exception for gifts with a market value of $10 or less.
  452.  
  453.  (b) Gifts based on a personal relationship. An employee 
  454. may accept a gift given under circumstances which make it clear 
  455. that the gift is motivated by a family relationship or personal 
  456. friendship rather than the position of the employee. Relevant 
  457. factors in making such a determination include the history of the 
  458. relationship and whether the family member or friend personally 
  459. pays for the gift.
  460.  
  461.  Example 1: An employee of the Federal Deposit Insurance 
  462. Corporation has been dating a secretary employed by a member 
  463. bank. For Secretary's Week, the bank has given each secretary 2 
  464. tickets to an off-Broadway musical review and has urged each to 
  465. invite a family member or friend to share the evening of 
  466. entertainment. Under the circumstances, the FDIC employee may 
  467. accept his girlfriend's invitation to the theater. Even though 
  468. the tickets were initially purchased by the member bank, they 
  469. were given without reservation to the secretary to use as she 
  470. wished, and her invitation to the employee was motivated by their 
  471. personal friendship.
  472.  
  473.  Example 2: Three partners in a law firm that handles 
  474. corporate mergers have invited an employee of the Federal Trade 
  475. Commission to join them in a golf tournament at a private club at 
  476. the firm's expense. The entry fee is $500 per foursome. The 
  477. employee cannot accept the gift of one-quarter of the entry fee 
  478. even though he and the three partners have developed an amicable 
  479. relationship as a result of the firm's dealings with the FTC. As 
  480. evidenced in part by the fact that the fees are to be paid by the 
  481. firm, it is not a personal friendship but a business relationship 
  482. that is the motivation behind the partners' gift.
  483.  
  484.  (c) Discounts and similar benefits. In addition to those 
  485. opportunities and benefits excluded from the definition of a gift 
  486. by 2635.203(b)(4), an employee may accept:
  487.  
  488.  (1) Reduced membership or other fees for participation in 
  489. organization activities offered to all Government employees or 
  490. all uniformed military personnel by professional organizations if 
  491. the only restrictions on membership relate to professional 
  492. qualifications; and
  493.  
  494.  (2) Opportunities and benefits, including favorable rates 
  495. and commercial discounts not precluded by paragraph (c)(3) of 
  496. this section:
  497.  
  498.  (i) Offered to members of a group or class in which 
  499. membership is unrelated to Government employment;
  500.  
  501.  (ii) Offered to members of an organization, such as an 
  502. employees' association or agency credit union, in which 
  503. membership is related to Government employment if the same offer 
  504. is broadly available to large segments of the public through 
  505. organizations of similar size; or
  506.  
  507.  (iii) Offered by a person who is not a prohibited source 
  508. to any group or class that is not defined in a manner that 
  509. specifically discriminates among Government employees on the 
  510. basis of type of official responsibility or on a basis that 
  511. favors those of higher rank or rate of pay; provided, however, 
  512. that
  513.  
  514.  (3) An employee may not accept for personal use any 
  515. benefit to which the Government is entitled as the result of an 
  516. expenditure of Government funds.
  517.  
  518.  Example 1: An employee of the Consumer Product Safety 
  519. Commission may accept a discount of $50 on a microwave oven 
  520. offered by the manufacturer to all members of the CPSC employees' 
  521. association. Even though the CPSC is currently conducting studies 
  522. on the safety of microwave ovens, the $50 discount is a standard 
  523. offer that the manufacturer has made broadly available through a 
  524. number of similar organizations to large segments of the public.
  525.  
  526.  Example 2: An Assistant Secretary may not accept a local 
  527. country club's offer of membership to all members of Department 
  528. Secretariats which includes a waiver of its $5,000 membership 
  529. initiation fee. Even though the country club is not a prohibited 
  530. source, the offer discriminates in favor of higher ranking 
  531. officials.
  532.  
  533.  Example 3: The administrative officer for a district 
  534. office of the Immigration and Naturalization Service has signed 
  535. an INS order to purchase 50 boxes of photocopy paper from a 
  536. supplier whose literature advertises that it will give a free 
  537. briefcase to anyone who purchases 50 or more boxes. Because the 
  538. paper was purchased with INS funds, the administrative officer 
  539. cannot keep the briefcase which, if claimed and received, is 
  540. Government property.
  541.  
  542.  (d) Awards and honorary degrees. (1) An employee may 
  543. accept gifts, other than cash or an investment interest, with an 
  544. aggregate market value of $200 or less if such gifts are a bona 
  545. fide award or incident to a bona fide award that is given for 
  546. meritorious public service or achievement by a person who does 
  547. not have interests that may be substantially affected by the 
  548. performance or nonperformance of the employee's official duties 
  549. or by an association or other organization the majority of whose 
  550. members do not have such interests. Gifts with an aggregate 
  551. market value in excess of $200 and awards of cash or investment 
  552. interests offered by such persons as awards or incidents of 
  553. awards that are given for these purposes may be accepted upon a 
  554. written determination by an agency ethics official that the award 
  555. is made as part of an established program of recognition:
  556.  
  557.  (i) Under which awards have been made on a regular basis 
  558. or which is funded, wholly or in part, to ensure its continuation 
  559. on a regular basis; and
  560.  
  561.  (ii) Under which selection of award recipients is made 
  562. pursuant to written standards.
  563.  
  564.  (2) An employee may accept an honorary degree from an 
  565. institution of higher education as defined at 20 U.S.C. 1141(a) 
  566. based on a written determination by an agency ethics official 
  567. that the timing of the award of the degree would not cause a 
  568. reasonable person to question the employee's impartiality in a 
  569. matter affecting the institution.
  570.  
  571.  (3) An employee who may accept an award or honorary degree 
  572. pursuant to paragraph (d)(1) or (2) of this section may also 
  573. accept meals and entertainment given to him and to members of his 
  574. family at the event at which the presentation takes place.
  575.  
  576.  Example 1: Based on a determination by an agency ethics 
  577. official that the prize meets the criteria set forth in 
  578. 2635.204(d)(1), an employee of the National Institutes of Health 
  579. may accept the Nobel Prize for Medicine, including the cash award 
  580. which accompanies the prize, even though the prize was conferred 
  581. on the basis of laboratory work performed at NIH.
  582.  
  583.  Example 2: Prestigious University wishes to give an 
  584. honorary degree to the Secretary of Labor. The Secretary may 
  585. accept the honorary degree only if an agency ethics official 
  586. determines in writing that the timing of the award of the degree 
  587. would not cause a reasonable person to question the Secretary's 
  588. impartiality in a matter affecting the university.
  589.  
  590.  Example 3: An ambassador selected by a nonprofit 
  591. organization as recipient of its annual award for distinguished 
  592. service in the interest of world peace may, together with his 
  593. wife, and children, attend the awards ceremony dinner and accept 
  594. a crystal bowl worth $200 presented during the ceremony. However, 
  595. where the organization has also offered airline tickets for the 
  596. ambassador and his family to travel to the city where the awards 
  597. ceremony is to be held, the aggregate value of the tickets and 
  598. the crystal bowl exceeds $200 and he may accept only upon a 
  599. written determination by the agency ethics official that the 
  600. award is made as part of an established program of recognition.
  601.  
  602.  (e) Gifts based on outside business or employment 
  603. relationships. An employee may accept meals, lodgings, 
  604. transportation and other benefits:
  605.  
  606.  (1) Resulting from the business or employment activities 
  607. of an employee's spouse when it is clear that such benefits have 
  608. not been offered or enhanced because of the employee's official 
  609. position;
  610.  
  611.  Example 1: A Department of Agriculture employee whose 
  612. husband is a computer programmer employed by an Agriculture 
  613. Department contractor may attend the company's annual retreat for 
  614. all of its employees and their families held at a resort 
  615. facility. However, under 2635.502, the employee may be 
  616. disqualified from performing official duties affecting her 
  617. husband's employer.
  618.  
  619.  Example 2: Where the spouses of other clerical personnel 
  620. have not been invited, an employee of the Defense Contract Audit 
  621. Agency whose wife is a clerical worker at a defense contractor 
  622. may not attend the contractor's annual retreat in Hawaii for 
  623. corporate officers and members of the board of directors, even 
  624. though his wife received a special invitation for herself and her 
  625. spouse.
  626.  
  627.  (2) Resulting from his outside business or employment 
  628. activities when it is clear that such benefits have not been 
  629. offered or enhanced because of his official status; or
  630.  
  631.  Example 1: The members of an Army Corps of Engineers 
  632. environmental advisory committee that meets 6 times per year are 
  633. special Government employees. A member who has a consulting 
  634. business may accept an invitation to a $50 dinner from her 
  635. corporate client, an Army construction contractor, unless, for 
  636. example, the invitation was extended in order to discuss the 
  637. activities of the committee.
  638.  
  639.  (3) Customarily provided by a prospective employer in 
  640. connection with bona fide employment discussions. If the 
  641. prospective employer has interests that could be affected by 
  642. performance or nonperformance of the employee's duties, 
  643. acceptance is permitted only if the employee first has complied 
  644. with the disqualification requirements of subpart F of this part 
  645. applicable when seeking employment.
  646.  
  647.  Example 1: An employee of the Federal Communications 
  648. Commission with responsibility for drafting regulations affecting 
  649. all cable television companies wishes to apply for a job opening 
  650. with a cable television holding company. Once she has properly 
  651. disqualified herself from further work on the regulations as 
  652. required by subpart F of this part, she may enter into employment 
  653. discussions with the company and may accept the company's offer 
  654. to pay for her airfare, hotel and meals in connection with an 
  655. interview trip.
  656.  
  657.  (4) For purposes of paragraphs (e)(1) through (3) of this 
  658. section, employment shall have the meaning set forth in 
  659. 2635.603(a).
  660.  
  661.  (f) Gifts from a political organization. An employee who 
  662. is exempt under 5 U.S.C. 7324(d) from the Hatch Act prohibitions 
  663. against active participation in political management or political 
  664. campaigns may accept meals, lodgings, transportation and other 
  665. benefits, including free attendance at events, when provided, in 
  666. connection with such active participation, by a political 
  667. organization described in 26 U.S.C. 527(e). Any other employee, 
  668. such as a security officer, whose official duties require him to 
  669. accompany an exempt employee to a political event may accept 
  670. meals, free attendance and entertainment provided at the event by 
  671. such a political organization.
  672.  
  673.  Example 1: The Secretary of the Department of Health and 
  674. Human Services is exempt from the noted Hatch Act restrictions. 
  675. He may accept an airline ticket and hotel accommodations 
  676. furnished by the campaign committee of a candidate for the United 
  677. States Senate in order to give a speech in support of the 
  678. candidate.
  679.  
  680.  (g) Widely attended gatherings and other events -- (1) 
  681. Speaking and similar engagements. When an employee is assigned to 
  682. participate as a speaker or panel participant or otherwise to 
  683. present information on behalf of the agency at a conference or 
  684. other event, his acceptance of an offer of free attendance at the 
  685. event on the day of his presentation is permissible when provided 
  686. by the sponsor of the event. The employee's participation in the 
  687. event on that day is viewed as a customary and necessary part of 
  688. his performance of the assignment and does not involve a gift to 
  689. him or to the agency.
  690.  
  691.  (2) Widely attended gatherings. When there has been a 
  692. determination that his attendance is in the interest of the 
  693. agency because it will further agency programs or operations, an 
  694. employee may accept a sponsor's unsolicited gift of free 
  695. attendance at all or appropriate parts of a widely attended 
  696. gathering of mutual interest to a number of parties. A gathering 
  697. is widely attended if, for example, it is open to members from 
  698. throughout a given industry or profession or if those in 
  699. attendance represent a range of persons interested in a given 
  700. matter. For employees subject to a leave system, attendance at 
  701. the event shall be on the employee's own time or, if authorized 
  702. by the employee's agency, on excused absence pursuant to 
  703. applicable guidelines for granting such absence, or otherwise 
  704. without charge to the employee's leave account.
  705.  
  706.  (3) Determination of agency interest. The determination of 
  707. agency interest required by paragraph (g)(2) of this section 
  708. shall be made orally or in writing by the agency designee.
  709.  
  710.  (i) If the sponsor is a person who has interests that may 
  711. be substantially affected by the performance or nonperformance of 
  712. an employee's official duties or an association or organization 
  713. the majority of whose members have such interests, the employee's 
  714. participation may be determined to be in the interest of the 
  715. agency only where there is a written finding by the agency 
  716. designee that the agency's interest in the employee's 
  717. participation in the event outweighs concern that acceptance of 
  718. the gift of free attendance may or may appear to improperly 
  719. influence the employee in the performance of his official duties. 
  720. Relevant factors that should be considered by the agency designee 
  721. include the importance of the event to the agency, the nature and 
  722. sensitivity of any pending matter affecting the interests of the 
  723. sponsor of the event, the significance of the employee's role in 
  724. any such matter, the purpose of the event, the identity of other 
  725. expected participants and the monetary value of the gift of free 
  726. attendance.
  727.  
  728.  (ii) A blanket determination of agency interest may be 
  729. issued to cover all or any category of invitees other than those 
  730. as to whom a finding is required by paragraph (g)(3)(i) of this 
  731. section. Where a finding under paragraph (g)(3)(i) of this 
  732. section is required, a written determination of agency interest, 
  733. including the necessary finding, may be issued to cover two or 
  734. more employees whose duties similarly affect the interests of the 
  735. sponsor or its members.
  736.  
  737.  (4) Free attendance. For purposes of paragraphs (g) (1) 
  738. and (2) of this section, free attendance may include waiver of 
  739. all or part of a conference or other fee or the provision of 
  740. food, refreshments, entertainment, instruction and materials 
  741. furnished to all attendees as an integral part of the event. It 
  742. does not include travel expenses, lodgings, entertainment 
  743. collateral to the event, or meals taken other than in a group 
  744. setting with all other attendees.
  745.  
  746.  Note: There are statutory authorities implemented other 
  747. than by part 2635 under which an agency or an employee may be 
  748. able to accept free attendance or other items not included in the 
  749. definition of free attendance, such as travel expenses.
  750.  
  751.